A construção de um Departamento ou de uma Área dentro de uma empresa é um grande desafio, ao passo que é uma oportunidade única de aprendizado, que demanda, evidentemente, muita coragem e organização.
Muito além de processos, procedimentos e conhecimento técnico, é necessário desenvolver uma visão sistêmica do negócio em que você atua, ter criatividade para buscar soluções que sejam factíveis para a criação do departamento e, claro, o conhecimentos de skills que não aprendemos na faculdade.
A experiência prévia ajuda muito, mas a verdade é que qualquer pessoa que tenha muito empenho e dedicação pode construir um departamento do zero, que seja relevante e que traga resultados para a empresa.
No caso de um Departamento Jurídico há escolhas que devem ser feitas: a) quais áreas do Direito o Jurídico vai atuar internamente?; b) é o caso de ser um Jurídico mais inovador ou conservador?; c) qual o cenário ideal de estrutura organizacional? d) que tipo de linguagem será utilizada no Departamento?
A verdade é que não existe uma fórmula única do sucesso de um Jurídico, mas algumas dicas podem ser compartilhadas para facilitar quem está começando ou para quem tem a intenção de criar um Jurídico do zero.
Um Jurídico bem estruturado, além de trazer mais segurança jurídica ao negócio, desempenha um papel fundamental em diversas oportunidades estratégicas dentro da empresa, transformando-se em um componente de alto valor agregado.
Diante de um mundo jurídico em constante evolução, apresento aqui cinco orientações essenciais para criar um Departamento Jurídico a partir do zero.
Entenda a empresa em que você trabalha, você precisar saber o core business para entregar melhores resultados.
Partindo do pressuposto que você está criando um Departamento Jurídico do zero, a primeira grande recomendação é que você entenda, de forma ampla e sistêmica, a área de atuação da empresa que você vai representar.
A ideia é começar do macro ao micro. As seguintes perguntas podem ajudar a ter mais consciência sobre o negócio:
- Qual o ramo da atividade da empresa que você está atuando?
- Qual a área de atuação?
- Qual o mercado atual?
- Quem são os principais concorrentes?
- Quais são os principais produtos/serviços da empresa que você trabalha?
- Há regulador envolvido?
- Quais são os principais desafios da empresa atualmente?
Isso é necessário pois é muito diferente trabalhar na indústria, comércio ou serviços, por exemplo. Ademais, entender a segmentação também é essencial, ou seja, entender se a atuação é mercado financeiro, imobiliário, de serviços, têxtil, tecnologia e por aí vaí.
Sem entender a área de atuação da empresa é difícil para o Jurídico agregar valor ao negócio de maneira estratégica, bem como selecionar quais serão as prioridades iniciais do Departamento, de acordo com os riscos identificados e estratégia da empresa.
Eu, por exemplo, trabalho em uma empresa regulada pelo Banco Central do Brasil, nesse caso, um Jurídico que não entenda minimamente do contexto regulatório poderá perder boas teses de defesa, argumentos jurídicos ou até mesmo legislações que se apliquem exclusivamente para a nossa área de atuação.
Tenha um propósito, bem como valores muito claros para o Jurídico, mesmo que você seja um Jurídico de uma pessoa.
Muitas vezes, quando começamos um Jurídico do zero, o foco acaba sendo nas atividades habituais, conferência de processos, revisão de contratos, realização de consultorias, prazos a cumprir e parece que não há tempo para nada mais.
Porém, é extremamente importante pensar na cultura do Departamento desde o início, que tipo de Jurídico você quer construir? Se você pudesse contratar mais uma pessoa para o seu time, como você gostaria que o propósito do Jurídico fosse repassado?
“Ser um Jurídico estratégico, eficiente e Inovador”, por exemplo, é o propósito do Jurídico do Asaas. Assim, todos que entram no time, já conseguem ter uma noção, por exemplo, que o Jurídico tradicional e conservador, por exemplo, não é o que buscamos e que todos os dias na nossa atuação devemos buscar ser um departamento que agregue valor de maneira eficiente.
Além do propósito, é possível criar a Missão, Visão e Valores do Jurídico, alinhados com os valores da empresa que você trabalha, bem como criar rituais para que essas premissas sejam revisadas todos os anos.
Pode não parecer ser a principal prioridade à primeira vista, no entanto, quanto mais cedo você conseguir estabelecer um propósito sólido e valores coerentes, mais simplificada se tornará a administração do departamento. Isso se torna particularmente relevante quando você estiver liderando uma equipe maior, pois facilitará a comunicação de feedback e a avaliação da direção correta a seguir.
Pense na Estrutura do Jurídico. Para quem você reporta? Como você divide as atividades jurídicas?
O Jurídico, sempre que possível, deve responder ao Diretor Presidente da empresa.
Em muitos empreendimentos vejo que o Jurídico acaba ficando dentro da estrutura financeira ou administrativa do negócio. Contudo, para que exista o mínimo de conflito de interesses possíveis e o maior impacto no viés de negócio, vejo que o melhor lugar é responder direto para o CEO. Isto porque, é perto do CEO que o Jurídico conseguirá atuar em novas oportunidades de negócios, novos produtos, novos serviços, contratos maiores, bem como em ajustes de fluxos que se aplicam para a empresa toda, com mais autonomia e liberdade, gerando mais valor estratégico. Perto do CEO ou da Alta Administração, o Jurídico poderá atuar de forma mais dinâmica e eficaz, sendo um apoio essencial na construção das teses e sustentabilidade do negócio.
Ademais, a estrutura do próprio Departamento deve ser pensada. Quando atuamos com o Jurídico de uma, duas pessoas, é muito difícil segmentar funções. Entretanto, ao passo que o Jurídico vai tomando forma, a partir de 07 integrantes, já é viável pensar em segmentação que faça sentido para o negócio.
No Departamento que eu trabalho, por exemplo, dividimos as demandas em três frentes principais, Contencioso, Operações e Negócios, cada um com responsabilidades específicas de acordo com as aptidões de cada integrante do time. Cabe ao/à Gestor/a pensar em uma estrutura, visando não deixar pontas soltas quando se fala na estratégia da empresa.
Aqui, vale uma pausa para mencionar que as dicas 04 e 05 foram realizadas pela Michelle Michels, líder Jurídica com foco em Contencioso do Asaas, que conta com mais de 05 (cinco) anos de atuação. Obrigada Mi por topar fazer parte desse artigo:
Crie as suas próprias ferramentas
Na construção de um Departamento Jurídico, nem sempre serão disponibilizados grandes recursos financeiros para apoiar o dia a dia da equipe com ferramentas, softwares, treinamentos, etc. É preciso ser criativo e colocar a mão na massa para fazer tudo rodar da melhor forma possível, com as ferramentas disponíveis no mercado.
No Asaas, por exemplo, nós utilizamos muito as ferramentas do Google. Ter um controle do setor na nuvem facilita a criação de históricos e auxilia na organização das demandas.
O Google Planilhas é um forte aliado para gestão de demandas e construção da base de dados da área. É possível utilizá-lo para gestão de processos, prazos, contratos, atas, procurações, e mais uma infinidade de coisas. Utilizando de forma inteligente, conhecendo as funcionalidades, e criando uma base de dados limpa e completa, é possível extrair métricas excelentes e que provavelmente vão suprir a demanda da Diretoria em enxergar os resultados do Jurídico.
Além disso, vai auxiliar muito no funcionamento da área no dia a dia. Aqui no Asaas, desde 2019, utilizamos a Planilha para gestão de prazos da equipe, onde conseguimos lançar diversas informações sobre a atividade, indicar responsáveis, calcular prazos, filtrar resultados, e assim por diante. Por ser uma ferramenta fácil de ser manuseada e muito eficiente, ela faz parte da rotina da equipe até hoje.
Para documentar atividades, é possível a criação de documentos que tenham todo o “passo a passo”, de forma que qualquer pessoa consiga olhar para ele e conseguir executar. Nós usamos muito os “checklists”, que são fortes aliados na rotina do Departamento, tanto para aqueles que estão começando a atividade, quanto para os que já estão mais habituados. A documentação das demandas é algo que não pode ser deixado de lado no início da construção de um Departamento, porque é a partir dele que você cria os fluxos e estrutura as demandas para sua equipe.
Caso sua empresa não tenha um sistema de agendas específico, é possível utilizar a Agenda do Google tanto para reuniões e alinhamentos da equipe, quanto para gestão de suas próprias tarefas. Existe um recurso chamado “Hora de se concentrar”, que é excelente para quando você quer se concentrar em alguma demanda específica sem reuniões interrompendo o raciocínio.
Além das ferramentas do Google, o Trello é um aplicativo de gerenciamento que possibilita a criação de quadros e to-do’s de forma compartilhada com a equipe, o que permite o acompanhamento das demandas da área, mantendo todos atualizados.
Por fim, não tenha medo de inovar! Se arrisque, teste as ferramentas, e com certeza alguma delas vai servir para você. Existem diversas ferramentas no mercado que podem auxiliar de forma barata, ou muitas vezes até gratuita, basta ser criativo e testar.
Métricas são a única maneira de você se comunicar com o Board
É de extrema importância construir um Departamento Jurídico já pensando em dados e em como você irá extrair as informações relevantes através desses dados. Mas como assim? Por exemplo, quantos processos judiciais você recebe por mês na sua empresa? Quanto foi gasto de despesas pela área? Quantos contratos foram assinados? Quantos prazos foram realizados? Esses questionamentos devem acontecer previamente à necessidade, e eles só serão possíveis de responder com uma boa construção de dados. Entender quais informações são relevantes para o Board da empresa auxilia na construção desses indicadores.
Como comentei anteriormente, o Google Planilhas, ou até mesmo o Excel, são aliados importantes nessa construção. Utilize de forma inteligente, com fórmulas, tabelas dinâmicas, dados limpos, e muita organização. A partir disso, você conseguirá extrair gráficos elaborados e bons indicadores para entender os resultados do seu Departamento Jurídico.
Não subestime o poder dos indicadores no início de um Departamento Jurídico. Ainda que você faça o registro de 1 processo e 3 contratos, eles serão a base para você entender o fluxo de demandas e serão o norte para a elaboração de dados cada vez mais inteligentes, que gerarão indicadores essenciais para o funcionamento da sua equipe, apresentação de resultados, e elaboração de estratégia da área.
Conclusão
Por fim, é claro que construir um Jurídico do zero é um grande desafio, por isso é extremamente importante considerar qual cultura você quer estabelecer no time, visando agregar valor no negócio especialmente para ser reconhecido pelos stakeholders pelas oportunidades e entregas realizadas. Ademais, é essencial formar um time muito qualificado, diverso e que trabalhe não só em hard skills, mas também em soft skills e que te ajude a causar um impacto positivo na corporação.
A jornada de criar um Departamento Jurídico do zero é verdadeiramente apaixonante, esperamos que as dicas inspirem a sua atuação e ficamos à disposição para dúvidas ou sugestões.