Desvendando os segredos da Alta Performance através da organização eficiente

No mundo corporativo, muito se fala sobre ser um colaborador de Alta Performance, também conhecido como “A” Player (nos termos do livro da Netflix) ou um Talentoso Criativo (termo utilizado no Google).

Porém, para além das habilidades técnicas e comportamentais, há algo em comum para qualquer pessoa que queira se enquadrar como de “alta performance”, que é a organização.

Você pode ser incrível como colaborador, entregar ótimos resultados e ter habilidades únicas, mas se você não tem uma organização funcional, muito possivelmente você está entregando menos do que poderia, está trabalhando com fluxos que talvez não sejam tão funcionais e pode estar até atrapalhando o seu time.

Ressalto que organização, aqui, não tem relação com ser uma pessoa organizada no viés de ter a casa arrumada, ter a mesa do escritório impecável ou não suportar uma bagunça. Eu pessoalmente, por exemplo, acredito que um pouco de caos faz bem, pelo menos para a criatividade. 

Quando falo de organização, no sentido de alta performance, tem relação com ter disciplina, saber otimizar fluxos, não perder tempo por falta de priorização ou anotações ineficientes.

Muitos autores, inclusive, enquadram a organização como uma soft skill, ou seja, uma habilidade comportamental. Assim, a boa notícia é que é uma habilidade que pode ser desenvolvida ou aprimorada por meio de muita prática e boa vontade. 

Ser organizado é aproveitar ao máximo seu tempo e energia para alcançar melhores resultados e, para isso, é necessário pensar estrategicamente.

Uma maneira de começar a avaliar como está a sua habilidade de organização é pela autoconsciência, identificando e reconhecendo padrões na sua rotina:

• Você sabe os principais compromissos que tem por dia, semana ou mês?
• Você tem uma agenda de trabalho funcional? Possui uma rotina pré-definida?
• Na sua rotina, você se atrasa frequentemente? Você desmarca compromissos com qual frequência?
• Você sabe onde estão anotadas as suas demandas? 
• Se você saísse hoje do seu trabalho, a próxima pessoa saberia quais são as suas prioridades? Quais demandas estão em andamento?
• Você usa ferramentas que te ajudam a saber onde está investindo o seu tempo?
• Você tem clareza de o por quê faz o que faz? Há objetivos definidos?
• Se você perguntasse para os seus colegas de trabalho, eles te idenficariam como uma pessoa organizada?

Após trazer para a consciência como está a sua habilidade de organização, é a hora de entender se há pontos de melhoria ou se da maneira como está, é suficiente. 

Aqui, o bom senso é sempre uma boa medida! De nada adianta levar a organização a um extremo tão forte, na qual você invista horas, dias, semanas se organizando e, por outro lado, não consiga entregar suas demandas, pecando pelo excesso ou procrastinado questões mais relevantes. Conhece alguma pessoa que anota todas as demanda em um post-it, depois passa para o caderno, depois para o computador e depois coloca na agenda? Se a organização pela organização não for otimizada, ela pode ser ineficiente.

Por outro lado, ser considerado desorganizado pode prejudicar a sua reputação com colegas, acarretar na perda de prazos que prejudiquem você, ou pior, o seu time. Além disso, a falta de organização pode levar que você seja visto como uma pessoa não confiável ou que está sempre como ponto de atenção (será que vai entregar mesmo?).

Pois bem, depois de refletir as consequências sobre a sua habilidade de organização, é importante entender como realizar melhorias incrementais para caminhar em uma nova direção, rumo à organização como uma habilidade de alta performance!

Aqui, vale dizer que não existe uma fórmula mágica da organização, cada pessoa se organiza à sua maneira. O importante é conseguir ter a clareza de como você está investindo o seu tempo e, claro,  tirar o máximo de proveito dele.

Para isso, procure no seu trabalho pessoas que você considera que são organizadas, questione como elas se organizam, como elas chegaram na metodologia que utilizam atualmente, se elas possuem dicas para gestão de agenda, bem como se elas possuem sugestões que possam te ajudar na melhoria dessa habilidade. Existem muitos livros e artigos que falam sobre organização. Eu recomendo fortemente o livro “Faça o Trabalho que Precisa Ser Feito”, da Harvard Business Review, que fala sobre manter o foco, realizar mais e gerenciar a sua energia.

Eu considero que por necessidade fui aprendendo a me organizar melhor. Como eu gerencio cinco times (jurídico, ouvidoria, compliance, gestão de riscos e people) com demandas totalmente diferentes, é essencial que eu seja minimamente organizada para dar conta de tudo, especialmente para identificar as prioridades de cada time e minhas demandas, desde operacionais até estratégicas.

Atualmente, eu utilizo o One Note (que é uma ferramenta de gerenciamento de notas) e o Calendário do Google como minhas principais ferramentas de gestão, mas no passado já usei anotações em caderno, o trello, planilhas e por aí vai. Há inúmeras ferramentas que podem te ajudar a gerir as demandas e o tempo no dia a dia.

A  organização, sem dúvidas, ajuda a melhorar a sua reputação, bem como o seu relacionamento com o seu time e lideranças, trazendo uma visão sistêmica das atividades, das entregas, prioridades e, consequentemente mais entregas e menos postergação.

A boa notícia é que possível aprimorar habilidades de todos os tipos e que “não há habilidade que não possa ser desenvolvida por meio da experiência”. O incremento da habilidade de organização é além da alta performance, mas também imprescindível para realização pessoal, já que, no fim, acarretará na sensação de dever cumprido, gerando bem estar e um imenso sentimento de satisfação.